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Worauf grundsätzlich bei der privaten Laptop-Nutzung zu achten ist

Es gibt verschiedene Dinge, die man als Mitarbeitender berücksichtigen sollte, wenn man ein zur Verfügung gestelltes Firmenlaptop privat nutzen möchte. Vor allem zu den folgenden Themenfeldern sollte man sich vorher genau informieren:

• Richtlinien des Arbeitgebers

• Steuern/Abgaben

• Erlaubte/verbotene Aktivitäten

• Surfen im Internet

• Privates Surfen während der Arbeitszeit

• Private Daten auf dem Dienstlaptop/Art der Speicherung

• Strafrechtlich relevante Privatnutzung

Nutzungsumfang, IT-Sicherheit & Steuern: Drei Regeln beim privat genutzten Dienstlaptop

Der Arbeitgeber hat natürlich ein Interesse daran, schon im Vorfeld zu klären, was er hinsichtlich der privaten Verwendung des von ihm zur Verfügung gestellten Arbeitsmittels erlaubt. Außerdem wird er darauf achten, dass durch die private Nutzung von Firmenlaptops keine Sicherheitslücken im Unternehmen entstehen. Ein für den Mitarbeitenden wichtiges Thema ist die steuerrechtliche Behandlung eines privat genutzten Dienstlaptops.

1. Private Nutzung des Dienstlaptops mit dem Arbeitgeber klären

Die Bereitstellung eines Dienstlaptops durch den Arbeitgeber dient natürlich in erster Linie der Erledigung beruflicher Aufgaben. Wenn man dann beispielsweise auf dem Weg zu einem Kunden im Zug sitzt, kann man mit einem internetfähigen Laptop nicht nur die beruflichen E-Mails ansehen, sondern auch einen Blick auf die privaten Nachrichten werfen (das gleiche gilt auch für privat genutzte Diensthandys). Aber ist das gestattet?

Um hier allen Eventualitäten und rechtlichen Problemen aus dem Weg zu gehen, sollte man als Arbeitnehmer von Beginn an mit dem Arbeitgeber klären, ob und in welchem Umfang die private Nutzung des Laptops erlaubt ist. Solche Vereinbarungen können arbeitsvertraglich oder durch eine Betriebsvereinbarung erfolgen. So vermeidet man Missverständnisse und eventuelle Rechtsstreitigkeiten mit dem eigenen Unternehmen.

Eine Absprache ist auch deshalb notwendig und ratsam, weil unerlaubtes Surfen während der Arbeitszeit Grund für eine fristlose Kündigung sein kann. Ist die private Nutzung des Laptops nicht vertraglich vereinbart, stellt das private Surfen eine Verletzung der Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung dar. Im Zweifelsfall gilt, dass sich aus der nicht ausdrücklich verbotenen privaten Nutzung automatisch ein Recht auf eine solche Nutzung ergibt.

2. IT-Sicherheit muss gewährleistet bleiben

Hinsichtlich der zu gewährleistenden IT-Sicherheit bedarf die Privatnutzung eines Firmenlaptops vor allem hinsichtlich einer möglichen Internet- und Intranetnutzung der vorher eingeholten Erlaubnis des Arbeitgebers. Hier geht es hauptsächlich um die Frage, ob der Mitarbeitende Apps herunterladen darf.

Genehmigt der Arbeitgeber die private Nutzung, dann dürfen Apps wie Facebook oder WhatsApp auf dem Laptop genutzt werden. Erlaubt der Arbeitgeber nur die berufliche Nutzung, dann sind ausschließlich beruflich hilfreiche Apps wie Notiz-, Tabellen- oder Statistikprogramme zulässig.

Diese Regel besteht, da jedes auf das Laptop geladene Programm und jede einzelne App dazu dienen kann, professionellen Hackern Zugang zur IT-Infrastruktur des Unternehmens zu gewähren. Das erhöht das Risiko, dass Daten zum Zweck des Weiterverkaufs entwendet, Geschäftsprozesse aus terroristischen Gründen gestört oder Erpressungsversuche unternommen werden.

3. Thema Steuern & Abgaben sowie Kosten durch private Nutzung von Firmenlaptops

Ein immer wieder diskutiertes Thema sind eventuell zu entrichtende Abgaben bzw. Steuern, wenn der Arbeitnehmer ein vom Unternehmen gestelltes Laptop nutzt. Grundsätzlich gilt hier, dass das Laptop auch bei privater Nutzung kein sogenannter „geldwerter Vorteil“ ist, also nicht als zu versteuerndes, sozialversicherungspflichtiges Entgelt gewertet wird. Rechtliche Grundlage hierfür ist § 3 Nr. 45 EStG (Einkommensteuergesetz).

Allerdings greift diese Regel nur, wenn der Arbeitgeber nach der Überlassung weiterhin der Eigentümer des Dienstlaptops ist. Sobald er es dem Mitarbeitenden schenkt oder zu einem günstigen Preis überlässt, ändert sich die steuerrechtliche Bewertung des Laptops.

Besonders vorsichtig sollte man sein, wenn das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Dienst-Laptop privat genutzt werden darf und über eine UMTS-Karte verfügt. Meist gibt es dann zwischen Arbeitgeber und UMTS-Kartenanbieter vereinbarte Flatrates, über die beispielsweise innerhalb Deutschlands das Surfen im Internet kostenlos ist.

In einem konkreten Fall hatte ein Fitnesstrainer sein Dienstlaptop mit im Auslandsurlaub und es dort zum häufigen Surfen im Internet verwendet. Sein Arbeitgeber erhielt daraufhin eine Rechnung von über 30.000 Euro, die er per Gericht von seinem Mitarbeitenden in Form von Schadenersatz erfolgreich zurückforderte. Das Problem bestand darin, dass die existierende Flatrate nicht für das Urlaubsland galt.